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郵件管理系統


  TradeMail企業郵件管理系統是企業管理電子郵件的上佳選擇,系統具有郵件監控、郵件備份存檔、換名轉發郵件、分發郵件、群發郵件、垃圾郵件過濾功能等,是企業目前正在使用的“企業郵局”的功能補充。將電子郵件統一處理和存儲,所有的郵件都通過系統收發,將以前外貿公司必須通過手工分發的問題徹底解決,大大提高工作效率,也提高了公司的管理能力??煞?便的實現老板或經理對郵件的監督和查詢;郵件與(外貿管理軟件)結合,實現了對客戶郵件以及其它資料的整合,可方便的查詢到某個客戶的所有來往郵件記錄; 同時系統徹底地解決了業務人員飛單、撞單的情況,以及方便快速的實現新老業務人員的交接;系統還提供全面的權限管理功能,郵件自動備份功能,保障公司郵件 資源的安全,也就保障了客戶的安全。


  TradeMail系統基本功能


     >>郵件統一分發和處理

1.可開設無限多的內部Email信箱,可以給所有員工各分配一個內部Email信箱,內部郵件在局域網內部流轉,速度快,數據安全、效率高;

  2.可按人(按部門)設定統一的外發郵件地址, 以實現規范企業對外Email地址的目的,確保重要的客戶往來郵件不遺失、不外泄;

  3.強大的郵件自動分發、換發、抄送功能,能按發件人分發、按發件人的轉發郵箱發送,確保郵件及時準確地送抵收件人的信箱中;

  4.支持無限多個外部POP3信箱的管理,公司所有信箱均可納入統一收發、統一管理;


        >>提供嚴格的各級權限管理和統計分析功能

  1.郵件可預設權限,如業務人員只能查看和修改其權限內的資料,而管理人員可以很方便地查看往來的郵件信息,譬如:總經理可以查看公司所有往來的郵件信息;

  2.具有分析統計功能,可統計各客戶、各業務人員在不同月份收發郵件的數量,幫助防止客戶流失,并可作為業務人員績效管理的參考依據;


        >>使用方便、界面友好,支持多種郵件客戶端軟件

  1.使用傳統與現代相結合的界面,所有功能一目了然,使用方便;

  2.支持OutLook、Foxmail等通用郵件客戶端軟件


        >>強大的垃圾郵件防范功能

  具有垃圾郵件黑名單功能,只需添加一次黑名單,其他員工都可免去以后收該垃圾郵件的煩惱


        >>自動備份郵件,保障數據安全

  1.具有強大的安全功能設計,用戶密碼系統,安全認證機制,靈活的用戶權限管理設計;

  2.所有Email等資料都會存入到服務器端,SQL專業數據庫支持,郵件數據安全可靠;

  3.多種備份方式:可自動備份、手動備份等,保證資料萬無一失;

  4.系統運行穩定、系統日志齊備、維護方便


  企業目前存在的問題 TradeMail解決方案


        >>成功案例


  某進出口有限公司

  此公司是主營鞋類的進出口公司,客戶大部分分布在歐美等發達地區,沃爾瑪、家樂福、歐尚、TESCO等是該司長期合作伙伴。該司應用以前有近10個分散的 郵箱帳戶,由公司幾十個人員單獨使用或合用,郵件十分分散,同一個客戶的郵件可能分散到很多臺計算機中。通過使用TradeMail系統后,將近10個分 散郵箱帳戶集中到TradeMail中統一管理,公司內部人員使用內部郵箱地址。所有客戶發送過來的郵件執行來信分發規則,根據客戶郵件地址將郵件分發給 指定的業務員,實現客戶往來專人負責。公司對外聯系使用統一的公司郵箱 [email protected]。公司管理人員可以查看針對某一客戶來往的所有郵件,針對員工的往來郵件,統一備份,統一檢索。


  某貿易公司

某貿易公司主要從事家居用品對外貿易,公司對郵件的應用極為重要,在原有模式下,郵件分散,導致某些重要郵件不能及時轉達給相關工作人員,延誤商機,造成 經濟損失。通過使用TradeMail系統后,統一收發公司郵件,根據TradeMail的郵件分發規則,專用郵箱的郵件直接分發給相關工作人員,使得郵 件處理及時無遺漏,同時能追蹤郵件的去向和反饋情況,統一檢索、查詢、備份。


  某大型日用瓷生產企業

此陶瓷企業使用公司統一郵箱,未應用TradeMail系統以前,所有收到的郵件必須有專門的人員將收到的郵件手工轉發給相關的業務人員,工作量大,處理不 及時,相關信息遺漏(如轉發郵件時業務人員無法知道原發件人是誰)。應用TradeMail系統后,啟用TradeMail的來信地址分發策略,相關客戶 的郵件直接分發給相關業務人員,無需手工分發。新客戶郵件通過TradeMail的分發規則添加策略,執行二次分發后,直接添加至TradeMail的來 信地址分發策略中,大大減少了管理人員的工作量。


  婚紗企業

此企業業務人員比較多,原郵件經常發生以下情況,某一客戶可能經常跟幾個業務員往來郵件,但經常有某些郵件只有部分業務人員收到,導致業務人員只能了解該 客戶部分業務,沒有貫穿性,往往在業務員報價時,不能了解其他業務員是否已經報價和歷史報價是什么情況,讓客戶產生疑問。在應用TradeMail系統 后,客戶往來信息一目了然,通過TradeMail系統,實現了業務員能全程了解某客戶的所有業務郵件信息,做到郵件及時、準確的管理。


  TradeMail系統功能規則


  1、發送郵件時:

  a) 發信規則1:內部郵箱A的郵件根據自動轉換為一個或某幾個對外郵箱再發出去。


  b) 發信規則2:內部郵箱沒有在發信規則1 中定義的話,根據系統參數”默認外部郵箱”自動轉換為某外部郵箱發出去。

  c) 發信規則3:如果收件人為某重點客戶,可以自動抄送給一個或某幾個內部郵箱。

  d) 發信規則4:企業郵箱發給外國客戶經常被退信,而比較著名的郵箱如GMAIL郵箱被當成垃圾郵件退信的幾率比較低,所以用戶可以申請一個GMAIL郵箱,當由企業郵箱發出去的信被退件以后,把客戶郵箱添加到發信規則4里面,以后如檢測到發給這個客戶郵箱的郵件就根據發信規則4,轉換為特定的外部郵箱再發送出去。


  2、接收郵件時:

  a) 收信規則1:客戶郵件接收后根據本規則自動分發(抄送)給一個或某幾個內部郵箱(每個操作員只能添加、修改、查看自己填寫的收信規則1,看不到別人添加的規則)。

  b) 收信規則2:客戶郵件沒有在收信規則1 中定義的話,根據系統參數”默認內部郵箱”自動分發給某內部郵箱


  3、垃圾郵件

  接收到垃圾郵件時,自動歸入垃圾郵件分類,不進行分發、轉發。


  4、設置:

  a) 公司對外郵箱設置:pop3,郵箱賬戶、密碼,支持多郵箱,可設置:收郵件幾天后刪除、僅收取不刪除等。

  b) 公司內部郵箱設置:郵箱賬戶、密碼,可任意開設,不需要在Web Mail中開設,沒有容量大小的限制。


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